Als dit eenmaal is ingesteld, stuurt elke taak die je als Voltooid markeert in ServiceTitan automatisch een beoordelingsverzoek naar de klant. De ontvangen beoordeling wordt vervolgens aan de technicus die de taak heeft uitgevoerd toegewezen.

De installatie bestaat uit drie onderdelen, in de volgende volgorde:

Aan het einde heb je vier referenties. Drie ervan zijn noodzakelijk. Houd een kladblok bij de hand terwijl je verder gaat.

Je hebt twee machtigingen binnen ServiceTitan nodig die op je gebruikersaccount moeten zijn ingesteld. Een beheerder in je team moet deze inschakelen:

Zonder deze twee kom je niet in de developer portal. Dit is een ServiceTitan-regel, niet van ons.

Daarnaast heb je een ReviewFlowz-account nodig met een abonnement dat de integratie en technicusattributie ondersteunt, plus SMS-tegoed als je liever sms't dan e-mailt. Je kunt de onderstaande instellingen eerst voltooien en de facturering later toevoegen. Er wordt niets verzonden totdat je de campagne activeert.

De Tenant ID identificeert je ServiceTitan-account. Als je meerdere bedrijven op ServiceTitan beheert, heeft elk een eigen ID en daarom een eigen instelling nodig.

Laat dit tabblad open. Je komt hier terug bij Deel 3, en je ziet hetzelfde nummer onder het label Toegestane "tenant" waarde. Hiermee weet je zeker dat je het juiste nummer hebt gekopieerd.

Dit deel zorgt vaak voor verwarring, dus lees de sectie goed door voordat je verdergaat.

Ga naar developer.servicetitan.io en log in. Het inlogscherm biedt vier knoppen in twee kolommen. Kies de rechterkolom, ServiceTitan-klanten, en de knop Inloggen als gebruiker van productiomgeving. De overige knoppen leiden ofwel naar een sandbox die je echte gegevens niet kan zien.

Log in met jouw ServiceTitan-gegevens. Gegevens voor Enterprise Hub en Partner Portal werken hier niet; je moet een ServiceTitan-gebruikerslogin hebben.

Bij Mijn Apps, klik op Nieuwe App registreren, beantwoord de vragen die ServiceTitan stelt, en je komt in het registratieformulier. De Developer Details gaan over de software waarmee de app communiceert — met ons dus — en vul die in als volgt:

Het veld voor de website vereist de volledige https://. Alleen www.reviewflowz.com plakken veroorzaakt een foutmelding.

App Details daaronder gaan over de app zelf. Geef het een herkenbare naam als ReviewFlowz. De beschrijving en vragen over bouwen en onderhoud hebben geen invloed op wat de app kan doen, dus vul deze simpelweg in. Klik op Genereren bij de External Data Application GUID.

Verderop in hetzelfde formulier is het onderdeel Tenant APIs. Voeg de Tenant ID toe die je in Deel 1 hebt gekopieerd en klik op API-scopes toevoegen.

Selecteer de volgende vijf:

Leestoegang is voldoende. ReviewFlowz schrijft nooit gegevens terug naar ServiceTitan. Elke scope vervult een specifieke rol, en het ontbreken ervan verbreekt niet de verbinding, maar verwijdert stilletjes een functie:

Het eerste bedrijf dat we verbonden hadden was goedgekeurd zonder de Locaties-scope, wat leidde tot problemen bij de opstart. Vink alle vijf aan.

Sla de app op. Terug bij Mijn Apps, elke rij heeft drie iconen onder Acties. Het potlood opent de app voor bewerken, waar de Application Key vermeld staat. Kopieer die; het is je tweede referentie.

De Application Key identificeert de app, niet je account. Het verandert niet als je tenants toevoegt en blijft gelijk voor zowel de integratie als productiomgeving.

De Client ID en Client Secret bestaan nog niet. Ze worden pas aangemaakt wanneer je ServiceTitan-account toegang krijgt tot de app. Deze stap moet dus ná Deel 2 en niet ervoor komen.

Ga in ServiceTitan naar Instellingen, zoek Integraties, en open API Applicatietoegang. Dit is dezelfde pagina waarvan je je Tenant ID in Deel 1 hebt verkregen. Hier zie je alle apps die toegang hebben tot je gegevens.

Klik op Nieuwe app verbinden. Je app moet in de lijst verschijnen. Als de lijst leeg is, staat je Tenant ID er niet in. Ga dan terug en voeg het toe.

Selecteer de app en klik op Verbinden. ServiceTitan toont de scopes die de app vraagt en jij keurt deze goed. De app krijgt dan zijn eigen detailpagina, wat handig is om te bekijken. De Toegestane "tenant" waarde toont je Tenant ID met een handige Kopieer-knop, mocht je in Deel 1 twijfels hebben gehad.

Keer terug naar de developer portal, naar Mijn Apps. Klik op het middelste pictogram, dat eruitziet als een kettinglink; dit zijn de Appverbindingen, maar ze zijn niet bewegwijzerd.

In Appverbindingen vind je één rij per tenant verbonden met je app. Deze rij bevat het Tenant/Netwerk ID, de Client ID, en een Genereren-knop voor de Client Secret.

Kopieer de Client ID. Klik op Genereren en kopieer het geheim direct, want het wordt slechts eenmaal weergegeven. Behandel het als een wachtwoord: plak het alleen in ReviewFlowz. Wij slaan het versleuteld op en tonen het nooit opnieuw.

We valideren de referenties en checken de Tenant ID afzonderlijk, zodat eventuele foutmeldingen specifiek zijn:

Als alles goed gaat, wordt de kaart groen en zie je het aantal voltooide taken in de afgelopen 30 dagen. Dit getal toont aan dat we toegang hebben tot je gegevens.

Daarna importeren we je geschiedenis van voltooide taken. Deze eerdere taken dragen bij aan je technicus rangschikking, en geen van hen krijgt een beoordelingsverzoek. Alleen toekomstige taken na je verbinding worden verzonden.

Sla dit onderdeel over als je slechts één locatie beheert.

In het ServiceTitan-instellingenpaneel kies je onder Locaties hoe je bepaalt welke locatie een taak heeft uitgevoerd:

Stel ook Fallback in. Dit is de locatie die we gebruiken wanneer de business unit niet is gekoppeld of er geen nabijgelegen locatie is.

Als de lijst met business units leeg is, voltooi dan eerst een taak in ServiceTitan en druk op Ververs lijst.

De verbinding heeft een conceptcampagne gemaakt genaamd ServiceTitan beoordelingsverzoeken. Deze verstuurt niets totdat hij geactiveerd is.

Vanaf dat moment werkt het systeem automatisch. Een voltooide taak wordt een contact in Verzoeken, en het verzoek wordt verzonden na de ingestelde vertraging.

We controleren elke 15 minuten op voltooide taken in ServiceTitan. Aangezien ServiceTitan geen webhooks voor nieuwe apps beschikbaar stelt, moeten we 'polling' gebruiken, de door ServiceTitan aanbevolen aanpak. Reken op een aanvraag binnen ongeveer 15 minuten na afsluiting van de taak, plus de door jou ingestelde vertraging.

Alleen de status Voltooid activeert een verzoek. Gepland, Verzonden, In Uitvoering, In Wacht en Geannuleerd doen dat niet.

De app ontbreekt in de Nieuwe App verbinden-lijst. Je Tenant ID is niet ingesteld op de app. Ga naar de developer portal, Mijn Apps, bewerk de app in het Tenant(s) gedeelte.

Alles is verbonden maar er worden geen verzoeken verstuurd. Controleer drie zaken in deze volgorde: de campagne is actief en niet concept, de taakstatus in ServiceTitan is Voltooid, en de taak is voltooid na de verbinding. Taken voor de verbinding worden alleen voor rapportage geïmporteerd en ontvangen nooit een bericht.

Vestigingen worden weergegeven als nummers. De Business Units-scope ontbreekt in je app. Voeg het toe in de developer portal en klik op Ververs lijst op de Locaties-kaart.

Beoordelingen worden niet toegewezen aan technici. De Afspraaktoewijzingen-scope ontbreekt. Als een taak meerdere technici toewijst, krijgen ze allemaal een toewijzing. Ontbreekt een enkele technicus, dan is het waarschijnlijk een incomplete toewijzing binnen ServiceTitan, niet een scope-probleem.

Je hebt het Client Secret opnieuw gegenereerd. Door opnieuw genereren vervalt het oude geheim. Vul het nieuwe geheim in ReviewFlowz in, anders stopt de synchronisatie.