Met Reviewflowz kun je AppFolio-bewoners om een beoordeling vragen wanneer zij verhuizen, een huurcontract ondertekenen of verlengen, vertrekken, of een werkorder is voltooid. Ook aan eigenaren wordt een verzoek gestuurd wanneer een huurder wordt geplaatst. Voor elk evenement is er een eigen verzoek, kanaal en bericht. Een beoordeling van een voltooide werkorder crediteert zowel de leverancier als het personeelslid dat het werk heeft gedaan. Bekijk de AppFolio-integratie.
Hoe het werkt
Een werkorder krijgt de status Voltooid in AppFolio, of een bewoner betrekt een woning.
De bewoner wordt aan Reviewflowz toegevoegd als contactpersoon.
We sturen het bijbehorende verzoek na de ingestelde vertraging.
De beoordeling wordt gekoppeld aan de werkorder en de leverancier en het verantwoordelijke teamlid ontvangen hiervoor krediet.
Wat een verzoek triggert
Er zijn zes triggers, die je afzonderlijk kunt inschakelen. Standaard staan ze uit.
Trigger in Reviewflowz | Wat triggert het in AppFolio | Naar wie wordt het gestuurd |
Verhuizing | De verhuisdatum van de bewoner | Bewoner |
Huurcontract getekend | Huurcontract wordt getekend | Bewoner |
Contractverlenging | Verlenging naar status 'Verlengd' | Bewoner |
Vertrek | Vertrekdatum | Bewoner |
Werkorder voltooid | Status Voltooid, met of zonder factuurbehoefte, door bewoner aangevraagd | Bewoner |
Huurder geplaatst (verzoek naar eigenaar) | Huurder is geplaatst | Eigenaar |
We verzamelen de naam, e-mail en telefoonnummer van de bewoner, en de leverancier en toegewezen medewerker op werkorders. Verhuizingen tellen alleen op de dag zelf. Een bewoner met twee triggers krijgt beide verzoeken.
AppFolio verstuurt geen meldingen naar ons, dus lezen we elk uur je rapporten van de afgelopen drie dagen. Een verzoek wordt ongeveer een uur na de gebeurtenis verzonden.
Verbind AppFolio
Je hebt AppFolio Plus of Max nodig, omdat de Core-versie geen API biedt. Met Plus moet een AppFolio-representative misschien de Reports API activeren.
In AppFolio, ga naar het accountmenu en kies Algemene Instellingen, vervolgens Beheer API-instellingen. Onder het tabblad Reports API-Referenties, klik je op Genereer Nieuwe Referenties en kopieer je de Client ID en Client Secret.
In Reviewflowz, open Integraties, ga naar het tabblad Automatiseer beoordelingsverzoeken, en klik op de AppFolio-kaart. Voer je AppFolio-adres in (bijvoorbeeld harborview.appfolio.com), de Client ID, en de Client Secret. Klik dan op Verbind AppFolio.
Koppel je eigendommen aan locaties
Ga naar Eigendommen en geef elke Eigendom in AppFolio een Locatie. Deze locatie bepaalt naar welke beoordelingspagina het verzoek leidt. Eigendommen die Niet gekoppeld zijn, worden niet gelezen. Koppelen importeert alleen gegevens van de laatste 90 dagen. Nieuwe bewoners worden niet gevraagd. Een eigendom toegevoegd? Klik dan op Lijst vernieuwen.
Stel de verzoeken in
Klik op + Trigger toevoegen, selecteer het evenement bij Triggeren op en zet de optie aan. Zo creëer je een conceptverzoek, gelinkt aan Verzonden naar, en kun je elk verzoek bijsturen.
Vertraging. Stuur een SMS naar een bewoner 3 uur na een werkorder, en een herinnering 2 dagen later. Mail een nieuwe bewoner 7 dagen na de verhuizing, als de dozen uitgepakt zijn. Variaties zijn mogelijk van meteen verzenden tot 7 dagen, met max. 3 berichten. Volgt een bewoner op na klik, review of uitschrijving.
Kanaal. Elk verzoek heeft zijn eigen kanaal: SMS voor werkorders en e-mail voor verhuizingen. Het kader laat zien hoeveel bewoners geen e-mail of telefoonnummer in AppFolio hadden.
Bericht. Email vraagt om een Van-naam (bijv. "Harborview Residential"), onderwerp, tekst en knoptekst, inclusief
{{first_name}}. SMS mag tot 160 tekens bevatten, inclusief link. WhatsApp gebruikt een goedgekeurd sjabloon. Test het bericht voordat je het verstuurt.Richt beoordelingen naar. Smart routing kiest de site per bewoner op basis van meer beoordelingen of een beoordelingsdoel. Toon alle opties in de e-mail geeft elke site alleen in de mail weer.
Zet het aan
Open elk verzoek vanaf Verzonden naar, rond het af en klik op Zet verzoeken aan. Alleen evenementen na de verbinding en koppeling van eigendommen ontvangen een verzoek. Dit werkt alleen als de trigger vanaf het begin actief was. Het dashboard laat zien vanaf welke datum verzoeken zijn verzonden.
Bekijk wat het terugbrengt
De Verzoeken-pagina houdt bij: Contactpersonen, Verzoeken, Geklikte CTA, Gekoppeld en Gestopt. Een beoordeling gekoppeld aan een werkorder crediteert zowel de leverancier als het toegewezen personeelslid. Je ziet dit terug op de beoordelingskaart en op het Team Attributie Leaderboard. Hier zie je bijvoorbeeld hoe Coastal Appliance Repair naast Elena Ruiz scoort. De CRM-integratiewidget op je Dashboard houdt alle totalen bij.
Goed om te weten
Personeelskrediet geldt alleen voor werkorders. Verhuizingen, huurcontracten, verlengingen en vertrekken geven geen krediet.
We schrijven niets terug naar AppFolio. De verbinding leest alleen gegevens uit.
Alleen degene die AppFolio heeft gekoppeld kan instellingen wijzigen.
Hernieuwde referenties of een veranderde planningsoptie tonen Toegang geweigerd. Ontkoppel en verbind met nieuwe referenties. Links naar eigendommen en triggers blijven behouden.
Bij het verwijderen van een trigger blijft het verzoek gelinkt, maar gepauzeerd.