En este artículo, te explicamos cómo crear un tablero automatizado que te permita calcular cuántas reseñas recoge cada miembro de tu equipo en un determinado periodo de tiempo, obtener su calificación promedio, y mucho más.
Lo que queremos lograr
Este es el informe que obtendrás al final de este tutorial de 5 minutos.
Una tabla ordenada y clara clasificada por palabras clave, ubicada en tu panel, donde podrás aplicar todos los filtros habituales.
Si tu equipo se asegura de que su nombre de pila se mencione en las reseñas, podrás dejar de usar la hoja de cálculo que rellenas cada mes para contar las reseñas en Google.
Lenny (nuestro IA) encontrará automáticamente sus nombres y atribuirá cada reseña a los miembros del equipo correctos.
Paso 1. Crear miembros del equipo
Hay dos maneras de agregar a tu equipo en Reviewflowz. Puedes crear a cada miembro del equipo tú mismo en ReviewFlowz o enviarnos un archivo de Excel con la lista de los miembros que deseas que importemos.
Si prefieres que importemos los miembros por ti, haz clic en "Contáctanos" en la barra lateral y podremos ayudarte.
Para empezar a agregar a tus miembros del equipo en ReviewFlowz tú mismo, dirígete a la pestaña Propietarios de reseñas en la configuración y haz clic en "Agregar tu primer miembro del equipo".
Serás dirigido a un formulario que se verá como este:
Nombre es un campo obligatorio. Es el único campo que se requiere.
Apellido es opcional. Recomendamos incluir los apellidos para ayudar a Lenny a identificar correctamente a los miembros de tu equipo, especialmente si varios comparten el mismo nombre o alias.
Opcionalmente puedes vincular a un miembro del equipo con un usuario de ReviewFlowz.
Apodos y variaciones son útiles para ayudar a Lenny a asignar las reseñas a la persona correcta. En general, Lenny es muy bueno encontrando coincidencias de palabras que suenan igual y no se preocupa por la ortografía. Sin embargo, es buena idea darle apodos claros cuando son muy diferentes. Por ejemplo, Lenny podrá relacionar Kris & Chris, pero podría tener dificultad con Kris & Christopher.
Te recomendamos empezar con los apodos más evidentes e ir añadiéndolos conforme detectes que Lenny los necesita. Una buena forma de identificar los apodos que debes agregar es pedirle a Lenny que procese reseñas pasadas.
❗️Asegúrate de que los apodos que crees sean únicos para evitar confundir a Lenny con un apodo que podría coincidir con varios miembros.
Paso 2. Atribuir reseñas a los miembros del equipo
Una vez que hayas creado al menos un propietario de reseña, Lenny asignará automáticamente las futuras reseñas al miembro correcto del equipo. No necesitas hacer nada más.
Si quieres que Lenny también procese todas tus reseñas pasadas, haz clic en el botón "Atribuir reseñas pasadas". Esto le pedirá a Lenny que revise todas las reseñas anteriores para asignarlas correctamente.
Una vez completada la atribución, recibirás una notificación dentro de la aplicación. También te notificaremos por correo electrónico.
Luego, ve a tu lista de reseñas. Encontrarás un filtro llamado "Propietario de reseña" con la lista de tus miembros del equipo y varias opciones.
Sin asignar: Lenny no ha encontrado un miembro del equipo mencionado en la reseña.
Pendiente de validación de IA: Esto significa que Lenny cree haber encontrado una coincidencia, pero no está 100% seguro y necesita que confirmes o rechaces la atribución.
En este ejemplo, Lenny encontró "Katerina" en la reseña y dedujo que probablemente se refiere a una miembro del equipo llamada Kathryn.
Si no estás seguro de por qué Lenny asignó una reseña a un miembro, puedes hacer clic en el enlace "¿Por qué?" para obtener más detalles.
Puedes confirmar o rechazar la atribución. En este caso, probablemente confirmaríamos, a menos que alguien en el equipo realmente se llame Katerina.
💡 Lenny a veces puede tener varias dudas sobre quién es el propietario real. Por ejemplo, si dos miembros del equipo tienen el mismo nombre, Lenny te pedirá que confirmes si es uno u otro. Confirma o rechaza la sugerencia inicial, y Lenny te mostrará la siguiente. También significa que cuando Lenny tiene dudas, podría haber coincidencias con otros miembros de manera segura.
Cuando una reseña se asigna a varios miembros, verás algo como esto:
En cualquier momento, ya sea en una reseña asignada o no, puedes cambiar a quién está asignada. Haz clic en el lápiz que aparece al pasar el cursor sobre el nombre del asignado y podrás seleccionar o deseleccionar a cualquier miembro del equipo desde un menú desplegable.
¡Eso es todo! ¡Así de fácil!
Paso 3. Crear un tablero
Para crear un tablero, primero debemos crear un "Informe personalizado".
En la barra lateral izquierda, haz clic en "Informes", luego en "Informes personalizados", y después en "Crear un nuevo informe".
Llegarás al generador de informes personalizados. Funciona de manera similar a las tablas dinámicas en Excel.
Tipo de gráfico: Por ahora, selecciona Tabla
Dimensiones: Selecciona "Propietario de reseña"
Métricas: Elige # reseñas positivas (4 y 5 estrellas), # reseñas negativas y calificación promedio.
Este es el informe que obtendrás.
Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar por esa columna. Por defecto, nuestros informes se paginan en 20 filas.
Puedes descargar el informe como un archivo de Excel o agregarlo a un panel.
Así, todos podrán acceder a tu tablero y aplicar los filtros que deseen desde el tablero predeterminado o cualquier panel personalizado.
Paso 4. (Opcional) Envía el Tablero a tu equipo
Un poco de competencia amistosa nunca está de más.
Además, tu equipo no puede mejorar si no sabe cómo lo está haciendo. Simplemente compartir quién lo está haciendo bien y quién puede mejorar es una manera muy poderosa de optimizar tus esfuerzos en la recopilación de reseñas.
Ahora que has creado un informe de tablero personalizado, es muy sencillo enviarlo a tu equipo.
Comienza a crear un nuevo flujo de automatización (Automatizaciones > Nueva automatización) y selecciona "Informes"
Llegarás al generador de automatización de informes.
Selección de canal: Elige dónde quieres enviar tus informes. Puedes enviar informes personalizados por correo electrónico o a través de Slack.
Tipo de informe: Selecciona la frecuencia con la que deseas enviar los informes: Diario, Semanal o Mensual.
Fecha y hora del informe: Elige cuándo quieres que se envíe el informe.
Informes personalizados: Decide qué informes deseas enviar y qué rango de fechas quieres aplicar.
Haz clic en "Guardar" y luego se te pedirá activar el flujo de automatización.
¡Activa y empezará a enviar informes la próxima vez que se cumplan tus configuraciones de fecha y hora!