Dans cet article, tu apprendras à mettre en place un tableau de classement automatisé pour calculer le nombre d'avis que chaque membre de ton équipe reçoit sur une période donnée, la note moyenne de leurs avis, etc.
Ce qu'on vise
À la fin de ce tutoriel de 5 minutes, voici le type de rapport que tu obtiendras.
Un joli tableau clair organisé par mots-clés, visible sur ton tableau de bord, avec toutes les options de filtrage habituelles.
Si ton équipe pense à mentionner leur prénom dans leurs avis, cela remplacera efficacement la feuille de calcul que tu remplis chaque mois en comptant les avis sur Google.
Lenny (notre intelligence artificielle) va automatiquement repérer leur nom et attribuer chaque avis au bon membre de l'équipe.
Étape 1. Créer des membres de l'équipe
Deux options s'offrent à toi pour importer ton équipe dans Reviewflowz. Tu peux soit créer chaque membre manuellement dans Reviewflowz, soit nous envoyer un fichier Excel avec la liste des membres de ton équipe que tu souhaites importer.
Si tu préfères que nous fassions l'importation, clique sur "Contacte-nous" dans la barre latérale gauche, et nous te guiderons.
Pour commencer à ajouter toi-même tes membres dans Reviewflowz, va dans l'onglet Propriétaires d'avis dans les paramètres et clique sur "Ajouter ton premier membre d'équipe".
Tu seras dirigé vers un formulaire qui ressemble à ceci :
Prénom est obligatoire. C'est le seul champ requis.
Nom est optionnel. Il est conseillé d'ajouter les noms de famille pour que Lenny puisse identifier correctement les membres de ton équipe, surtout s'il y a des prénoms ou surnoms similaires.
Tu as la possibilité de lier un membre de l'équipe à un utilisateur de Reviewflowz.
Surnoms et variations aident Lenny à associer les avis à leur véritable propriétaire. En général, Lenny est doué pour cibler les mots qui sonnent la même chose et se moque de l'orthographe. Cependant, les surnoms divergents peuvent nécessiter un coup de pouce. Par exemple, Kris et Chris seront bien identifiés, mais Kris et Christopher pourraient poser problème.
En général, commence avec les surnoms évidents puis ajuste petit à petit lorsque tu remarques des cas que Lenny n'aurait pas attrapés. Un bon moyen de commencer est de demander à Lenny d'analyser les avis passés.
❗️Assure-toi que les surnoms sont uniques pour éviter que Lenny ne s'emmêle avec des surnoms partagés par plusieurs membres.
Étape 2. Assigner les avis aux membres de l'équipe
Une fois qu'un propriétaire d'avis est créé, Lenny attribue automatiquement les nouveaux avis au bon membre. Tu n'as plus rien à faire.
Si tu souhaites que Lenny s'occupe aussi de tous les anciens avis, clique sur "Assigner les avis passés". Lenny vérifiera tous tes anciens avis et les attribuera à leur propriétaire légitime.
Une fois l'attribution terminée, tu recevras une notification dans l'application ainsi qu'un email.
Va ensuite dans ta liste d'avis. Tu trouveras un filtre "Propriétaire de l'avis" avec la liste des membres de ton équipe, et d'autres options.
Non attribués : Lenny n'a trouvé aucun membre de l'équipe mentionné dans l'avis.
Validation de l'IA en attente : Lenny pense avoir une correspondance, mais attend ta confirmation ou ton rejet.
Dans cet exemple, Lenny a trouvé "Katerina" dans l'avis et pense que cela désigne Kathryn, un membre de ton équipe.
Si tu te demandes pourquoi Lenny a attribué un avis à une personne, clique sur "Pourquoi ?" pour plus d'info.
Tu peux confirmer ou rejeter l'attribution. Ici, tu confirmeras probablement, sauf si quelqu'un s'appelle réellement Katerina.
💡 Lenny peut parfois hésiter entre plusieurs membres. Par exemple, si deux membres partagent le même prénom, Lenny te demandera si l'avis s'adresse à l'un ou l'autre. Confirme ou rejette la première suggestion, et Lenny te proposera une autre. Cela signifie aussi que même si Lenny hésite parfois, il fait aussi des correspondances sûres par ailleurs.
Quand un avis est attribué à plusieurs personnes, tu verras quelque chose comme ça.
À tout moment, pour un avis, qu'il soit attribué ou non, tu peux modifier l'assignation. Clique sur l'icône crayon qui apparaît en survolant le nom du(des) assignataire(s) et tu pourras sélectionner ou désélectionner n'importe quel membre de l'équipe dans une liste déroulante.
Et voilà ! Simple comme bonjour !
Étape 3. Créer un tableau de classement
Pour créer un tableau de classement, il faut créer un "rapport personnalisé".
Sur la gauche, clique sur "Rapports", puis "Rapports personnalisés". Ensuite, clique sur "Créer un nouveau rapport".
Tu arriveras sur le créateur de rapports personnalisés. Cela fonctionne comme les tableaux croisés dynamiques dans Excel.
Type de graphique : Choisis Tableau pour l'instant
Dimensions : Sélectionne "Propriétaire de l'avis"
Métriques : Choisis # avis positifs (4 et 5 étoiles), # avis négatifs, et note moyenne.
Voici le rapport que tu obtiens
Clique sur n'importe quel en-tête de colonne pour trier par cette colonne. Par défaut, nos rapports affichent 20 lignes par page.
Tu peux télécharger ce rapport en fichier Excel ou l'ajouter à un tableau de bord.
Ainsi, tout le monde pourra accéder au tableau de classement et utiliser les filtres depuis le tableau de bord par défaut ou tout tableau de bord personnalisé.
Étape 4. (Optionnel) Envoyer le tableau de classement à ton équipe
Un peu de compétition amicale ne fait jamais de mal !
Plus important encore, ton équipe ne peut pas s'améliorer si elle ne sait pas où elle en est. Partager qui fait du bon travail et qui peut encore progresser est un excellent moyen de stimuler les efforts de collecte d'avis.
Maintenant que tu as créé un rapport personnalisé de tableau de classement, il est très facile de le partager avec ton équipe.
Pour cela, crée un nouveau flux d'automatisation (Automatismes > Nouvelle automatisation) et choisis "Rapports"
Tu arriveras sur le créateur d'automatisation des rapports.
Sélection du canal : Choisis où envoyer tes rapports. Tu peux les envoyer par email et sur Slack.
Type de rapport : Choisis la fréquence d'envoi de tes rapports : quotidien, hebdomadaire, ou mensuel.
Date et heure du rapport : Décide quand le rapport doit être envoyé.
Rapports personnalisés : Sélectionne les rapports à envoyer et l'intervalle de dates souhaité.
Clique sur "Enregistrer" et active le flux d'automatisation.
Une fois activé, le rapport sera envoyé dès que les conditions de date et d'heure seront réunies !