Wil je Google-reviews in een spreadsheet zetten? Er zijn vijf manieren om dat te doen, maar slechts één van die methoden laat je al je reviews met de exacte datums zien, zelfs als je de vermelding niet zelf bezit.

Laten we beginnen met Google Takeout. Dit is een gratis tool van Google die werkt zolang je de eigendom hebt van de vermelding. Het resultaat is een export in JSON-formaat, maar helaas geen CSV-optie. Voor elk van je locaties krijg je een apart reviews.json-bestand, wat betekent dat een bedrijf met 12 locaties 12 bestanden moet samenvoegen. En Takeout exporteert geen reviewfoto's.

Er zijn ook scrapers en gratis Chrome-extensies die binnen enkele minuten een CSV-bestand kunnen maken voor elke vermelding, maar zij raken de precieze datums kwijt. Google toont namelijk "3 maanden geleden" in plaats van een exacte datum, waardoor alle reviews die in die categorie vallen dezelfde tijdsaanduiding krijgen. Hierdoor kun je het bestand niet sorteren op datum, wat vaak de reden is waarom je het exporteert.

Het zelf bouwen van een oplossing stuit op technische beperkingen. Google's Places API geeft slechts maximaal vijf reviews per vermelding, terwijl de Business Profile API alle reviews teruggeeft, maar alleen voor de profielen die je al bezit. Hierdoor kan het tot 14 dagen duren voordat Google je toegang verleent.

Reviewflowz exporteert elke Google-vermelding naar CSV met de exacte datum van elke review, ook voor vermeldingen die je niet bezit. Je kunt vooraf filteren zodat je een al gefilterd bestand ontvangt, met elke gewenste kolom. De prijs begint bij $45 per locatie per maand, en er is een gratis proefversie waarmee je 10 rijen kunt exporteren.

Iedere methode heeft z'n beperkingen, vaak merk je dat pas als het bestand al geopend is. Hieronder zie je wat je van elke methode kunt verwachten:

Twee rijen zijn vaak doorslaggevend voor de meeste mensen: exacte reviewdatums en vermeldingen die je niet bezit. Tot voor kort moest je kiezen. Scrapers lezen alles op Google Maps maar verliezen de datums omdat Google "3 maanden geleden" toont. Google's eigen API geeft exacte data, maar alleen voor je eigen vermeldingen. Dus kon je kiezen: of volledige dekking of alle gegevens, maar niet beide.

Met Reviewflowz kun je reviewgegevens filteren, kolommen kiezen en vervolgens de gegevens als een CSV-bestand in je inbox ontvangen. Het bestand opent in zowel Excel als Google Sheets en ondersteunt meerdere talen, zoals Mandarijn, Arabisch en meer. En dat geldt niet alleen voor Google-reviews, maar voor elk platform waarmee je verbonden bent, zoals Tripadvisor of andere reviewplatforms.

Google-vermeldingen geven je 18 mogelijke kolommen. Je bepaalt zelf welke kolommen je wilt exporteren en in welke volgorde. De export bevat alleen de kolommen die daadwerkelijk relevant zijn voor het platform. Als bepaalde gegevens niet beschikbaar zijn, krijg je daar geen lege kolom voor.

Foto's worden als links geëxporteerd, allemaal in één cel. Video's zijn niet inbegrepen, dus als je video's zoekt die aan een review zijn gekoppeld, zul je die informatie niet in dit bestand vinden.

Als je gebruikmaakt van aangepaste dimensies, verschijnt elke maat als een eigen kolom.

De export bevat alle filters die je in Reviewflowz hebt geselecteerd. Je hoeft dus niet alle reviews te exporteren en vervolgens met de hand te filteren. Kies je filters vooraf en exporteer alleen wat je nodig hebt.

Handige filters voor Google-reviews zijn:

Bij het exporteren kun je de kolommen naar wens kiezen en rangschikken. Het is jouw data, jij beslist wat je eruit haalt.

De export omvat elke vermelding op je account. Je hoeft niet per locatie te exporteren om vervolgens alles samen te voegen, omdat de kolommen Review profiel, Locatie en Productnaam aangeven waar elke rij bij hoort.

Wil je slechts één specifieke locatie exporteren? Filter, kies en exporteer die. Het gaat om jouw keuze, niet om een beperking.

Ben je bijvoorbeeld eigenaar van meerdere restaurants en wil je weten welke vestiging de meeste klachten over wachttijden krijgt, of welke teamleden in positieve reviews worden genoemd? Met een gescrapt bestand moet je handmatig honderden rijen nakijken en labelen. In Reviewflowz gebruik je tags en AI voor snelle en geautomatiseerde toewijzing van namen en bijnamen.

Vervolgens exporteer je, en de kolommen Tags en Teamleden zijn al ingevuld, klaar voor analyse.

Let op: de export bevat alleen bevestigde toewijzingen. AI-voorstellen die nog niet zijn gevalideerd, komen niet in de spreadsheet terecht, dus je exporteert geen gissingen.

Je kunt ook vermeldingen exporteren waar je geen toegang toe hebt, zoals een concurrent, potentiële klant of bedrijf dat nog geen toegang heeft gedeeld. Je hoeft geen eigenaar te zijn en je hebt geen Google Business Profile-verbinding nodig.

Je krijgt nog steeds de exacte datums bij elke export.

De exportfunctionaliteit is beschikbaar in de betaalde plannen van Reviewflowz. De kosten zijn gebaseerd op het aantal locaties per maand. Er is een vast tarief tot drie locaties en een lager tarief voor vier tot tien locaties. Voor meer dan tien locaties krijg je een offerte op maat.

Takeout is Google's officiële data-exporttool. Het bevat reviews op bedrijfsprofielen die je bezit. Het is gratis, handig als je een eenmalige export wil voor een vermelding die je beheert.

Deze methode is belangrijk als je meerdere vermeldingen hebt. Je krijgt een map per account en per locatie, met voor elk een apart JSON-bestand. Als je bijvoorbeeld 12 locaties hebt, ontvang je 12 bestanden die je moet samenvoegen. Ook krijg je mappen zonder locaties en reviews, voor accounts die daaraan gekoppeld zijn.

Takeout biedt uitsluitend JSON-bestanden. Er is geen mogelijkheid om direct naar CSV of Excel te exporteren, dus je ontvangt een genest bestand dat lastig te verwerken is met een spreadsheet.

Zo ziet een review eruit in dit JSON-bestand:

Elk van deze items moet worden afgevlakt, hernoemd en geconverteerd voordat je het in een spreadsheet kunt gebruiken. Dit kan onhandig zijn als je veel reviews moet verwerken en de meeste online "JSON naar CSV"-converters veranderen die nesting in verwarrende kolommen, in plaats van de eenvoudige 5 die je nodig hebt.

Overweeg ook de beperkingen van Takeout. Het dekt alleen vermeldingen waarvan je de eigenaar bent, biedt geen reviewfoto's en kan onvolledig zijn – dat blijkt uit discussies op Google's ondersteuningsforums. Controleer dus of het aantal reviews dat je importeert overeenkomt met het aantal op je vermelding voordat je het vertrouwt.

Google Takeout kan zowel de reviews bevatten die jouw bedrijf heeft ontvangen als de reviews die je zelf als persoon hebt geschreven over andere bedrijven.

Reviews van klanten op jouw bedrijf vind je onder Business Profile. Je persoonlijke reviews die jij schreef vind je onder Maps. Voor rapporten over je bedrijf kies je de eerste optie. Voor je eigen reviewgeschiedenis de tweede.

Scrapers zijn de snelste weg naar een spreadsheet. Je plakt een Google Maps-link, wacht even, en je krijgt een CSV. Ze werken op elke vermelding, echt handig als je geen eigenaar bent, en dat is waarom veel mensen ze gebruiken.

Maar dan zie je de datumkolom.

Google toont geen exacte datum aan reviews, alleen een leeftijd zoals "3 dagen geleden", die bij elke pagina-laad opnieuw wordt berekend. Een scraper kopieert wat het kan zien, dus elke review in die categorie heeft dezelfde tijdsaanduiding. Je kunt niet rangschikken op datum, geen trends identificeren, en niet zien of de beoordelingen verbeteren of juist niet.

Als je reviews exporteert voor analyses, verlies je hiermee precies datgene wat je probeerde te bereiken. We hebben uitgelegd hoe je de exacte datum voor een Google-review kunt krijgen, omdat het steeds terugkomt.

Een andere overweging is de hoeveelheid reviews die je daadwerkelijk krijgt. Een scraper leest alleen de reviews die Google op het scherm weergeeft, dus op vermeldingen met duizenden reviews krijg je doorgaans slechts de eerste paar honderd. Het ziet er compleet uit, maar dat is het niet.

Het is mogelijk om zelf een oplossing te bouwen, maar het is ingewikkelder dan je denkt.

Google heeft twee API's, maar geen doet precies wat je zoekt:

Je eigen scraping-oplossing omzeilt de toestemming, maar houdt dezelfde problemen als commerciële scrapers met verkeerde datums en extra kosten voor onderhoud.