Reviewflowz werkt samen met Clio om de cliënt te verzoeken een Google review achter te laten zodra de zaak is afgerond. De review wordt toegekend aan de advocaat die de zaak heeft behandeld, en niet enkel aan het kantoor.

De installatie is simpel via een OAuth-verbinding met Reviewflowz. Het kost $70 per locatie per maand als je jaarlijks betaalt, of $80 per maand zonder verplichting. Voor de 14-daagse gratis proefperiode is geen creditcard nodig.

Het is goed om te weten dat als je Clio al gebruikt, je wellicht hier al mee bekend bent. Clio Manage kan een review-verzoek sturen wanneer je een zaak afsluit, en verwijst daarbij naar je Google Bedrijfsprofiel.

Zo beschrijft Clio de automatisering:

Let op de tweede alinea. Automatische review-verzoeken worden gesorteerd op rechtsgebied. Dit is de enige manier waarop Clio segmenteert. Je kiest welk rechtsgebied een verzoek activeert. Het verzoek vraagt de cliënt om je kantoor te beoordelen.

Twee dingen die je moet weten voordat je hierop vertrouwt. De automatisering stel je in via Clio Grow, maar deze start pas als een zaak in Clio Manage wordt afgesloten; je hebt dus beide nodig. Bovendien kunnen op het Starter-plan, waarvan Clio de prijs publiceert, geen review-verzoeken worden verstuurd. De andere plannen die dat wel kunnen hebben een prijs die je moet opvragen.

Hier is het waar rechtsgebieden niets meer betekenen.

Een cliënt die net een goed resultaat heeft behaald met een zaak wil dat zeggen over de advocaat die dit mogelijk heeft gemaakt. En Google ziet hierin een wezenlijk verschil. Volgens de eigen richtlijnen van Google voor Bedrijfsprofielen:

Een advocaat in je kantoor kan een eigen Bedrijfsprofiel naast dat van het kantoor beheren. In de advocatuur is het gericht benoemen van een personeelslid geen leaderboard, maar wel een manier om bovenaan te staan voor zoekopdrachten naar een potentiële cliënt.

Reviewflowz volgt advocaten als individuen en wijst een review toe aan een van hen wanneer de cliënt deze benaming gebruikt. Spelfouten en verkorte namen worden geaccepteerd, dus "Katherine", "Kathrine" en "Kate" verwijzen allemaal naar dezelfde persoon. En alles wat echt onduidelijk is, wacht op bevestiging voordat de review aan de verkeerde advocaat wordt toegekend.

Realiseer je dat dit vergt dat de cliënt diens naam schrijft. Clio’s zaak-webhook vermeldt niet wie de zaak heeft behandeld. Een review die "het team" bedankt, wordt hierdoor aan het kantoor toegekend, niet aan een persoon. Het is belangrijk om dit te weten voordat je hierop prestaties baseert. Ook is het goed te weten dat Clio’s eigen automatisering helemaal geen toewijzingen maakt, evenmin als enige andere juridische tool die wij konden vinden.

Clio verstuurt wel verzoeken en registreert deze, maar het houdt niet bij wat er na ontvangst terugkomt. Er is geen inbox, geen meldingen en geen mogelijkheid om te reageren.

Deze leemte is vooral problematisch in de advocatuur, omdat juist het reageren kantoren in de problemen brengt. De ABA Formal Opinion 496 is duidelijk: een negatieve review geeft niet automatisch recht op een zelfverdedigingsexceptie, en zelfs een milde reactie kan de relatie met de cliënt bevestigen.

Reviewflowz zorgt ervoor dat je op de hoogte bent van nieuwe reviews op de sites waar jouw kantoor vermeld staat, en waarschuwt je via Slack of e-mail bij beoordelingen onder jouw ingestelde grens. Het stelt ook een antwoord voor dat je kunt bewerken of verzenden.

Het voorstellen van een antwoord baseert zich op de eerder gepubliceerde antwoorden van je kantoor. Als je kantoor nog nooit publiekelijk een cliëntrelatie heeft bevestigd in een antwoord, is er geen voorbeeld waaraan het zichzelf kan optrekken als beginpunt. Het schrijft wel in de stijl die je kantoor al gebruikt. En als je liever hebt dat elk antwoord door een persoon wordt gecontroleerd voordat het wordt verzonden, stel het dan in om voorstellen te maken in plaats van te verzenden, en er wordt niets zonder jouw goedkeuring gepubliceerd.

Kort gezegd: vragen mag, maar let op, de regels verschillen per plaats.

De New York State Bar heeft bepaald dat een vrijwillig verstrekte review van een cliënt geen reclame is, omdat deze niet door of namens de advocaat is opgesteld. Een cliënt vragen om een review te plaatsen, maakt het niet tot reclame. Wat hier wel over de grens gaat, is de review zelf schrijven of het gebruik van druk of dwang om de review te beïnvloeden.

Twee zaken die gescheiden zijn van het enkel vragen:

Incentives hangen af van je locatie, en de bar assen verschillen. New York staat een tegoed toe dat niet afhangt van de inhoud. In Michigan is hetzelfde tegoed gewoon verboden.

Twee balies, tegenovergestelde beslissingen over dezelfde kwestie. Controleer jouw lokale regels voordat je een cliënt iets aanbiedt. Noteer ook dat volgens de FTC-regel van 2024 incentives die afhankelijk zijn van sentiment verboden zijn.

Het gebruik van een review in je marketing is aan andere regels gebonden dan enkel het ontvangen ervan. Zodra de woorden van een cliënt op jouw website of in een advertentie worden gebruikt, gelden regels over testimonials en disclaimers. New York vereist: "Vorige resultaten garanderen geen vergelijkbaar resultaat". Florida is nog strenger.

Geen van deze regels mag je belemmeren om vragen te stellen. Ze bepalen enkel wat je daarna doet.

In Reviewflowz ga je naar Integraties, dan Reviews Automatiseren, en klik op Clio. Je wordt doorgestuurd naar Clio om de verbinding te autoriseren en komt daarna terug.

Bepaal of elke afgesloten zaak een verzoek activeert, of slechts enkele. Als je meerdere kantoren hebt, richt ze dan zo in dat elk verzoek naar het juiste Google-profiel gaat.

Verzoeken werken niet met terugwerkende kracht. Een cliënt van wie de zaak sluit terwijl aanvragen uitgeschakeld zijn, krijgt geen verzoek, ook niet als je ze later inschakelt.

Op Clio's prijspagina staat alleen de prijs voor Starter: $49 per gebruiker. Voor Core, Signature en Elite staat er "Vraag de prijs", en review-verzoeken zijn niet beschikbaar op Starter. Ze zijn een aparte dienst zonder gepubliceerde kosten op Core en Signature, en onderdeel van Elite. Het plan dat je kunt prijzen is dus het plan dat het niet kan doen.

De extra aanbieders in Clio's eigen app-directory zijn hetzelfde verhaal. Birdeye noemt geen prijs op zijn eigen site maar vermeldt $299 per maand. Broadly vermeldt $247. FlowReviews, dat alleen het zaaksluitverzoek afhandelt en verder niets, kost $59 per maand bovenop wat je al aan Clio betaalt.

Wij zijn niet zo'n soort software. Reviewflowz richt zich lasergericht op één taak. Het is licht, doet die taak goed, en er is niets meer aan te leren of uit te schakelen.

Kan ik dit naast Clio's eigen review-verzoeken gebruiken? Dat kan, maar dan vraag je dezelfde cliënt twee keer. De meeste kantoren kiezen er één.

Krijgen mijn gesloten zaken van vorig jaar ook een verzoek? Nee. Alleen zaken die zijn afgesloten na het verbinden.

Wat als er twee advocaten aan de zaak hebben gewerkt? Degene die de cliënt noemt, krijgt de beoordeling. Als beide worden genoemd, krijgen ze allebei erkenning.

What als er niemand genoemd wordt in de review? Het telt voor het kantoor als geheel. Clio laat niet weten wie de zaak heeft behandeld; daarom bepaalt de naam in de review wat krediet per advocaat mogelijk maakt.

Kan ik voorkomen dat een verzoek naar een bepaalde cliënt gaat? Ja, dat kan per contactpersoon.