Er zijn vier manieren om op een review te reageren en je hoeft niet voor altijd voor één te kiezen. Met de Antwoordenwachtrij werk je reviews één voor één af, waarbij je direct aan de slag gaat met een al opgesteld concept. Antwoordregels bepalen wat er met een review gebeurt voordat je deze ziet, inclusief automatisch beantwoorden met AI. AI-agents zorgen ervoor dat het antwoord de juiste toon heeft. En de Chrome-extensie voegt een Generate Reply-knop toe aan Google Bedrijfsprofiel, handig voor als je daar toch al bezig bent.

Begin met de wachtrij. Alles wat daarnaast bestaat is eigenlijk een soort snelkoppeling.

Ga naar Antwoorden in de linkermenu. Dit is de Antwoordenwachtrij, waarin je per kaart één review ziet die nog moet worden beantwoord, te beginnen met de nieuwste.

Elke kaart toont de review, de afzender, het platform en een concept-antwoord dat AI al heeft opgesteld. Je hoeft niets aan te klikken om dit concept te zien, het verschijnt automatisch zodra de kaart laadt. Het is aan jou om het te lezen, eventuele fouten aan te passen en het te versturen.

Onder het concept vind je drie opties en een vierde in het tandwielmenu van de kaart:

Boven de lijst zie je tegels met Ongelezen, Geen antwoord en Alles, en een tweede rij deel de wachtrij op per platform. Het filterpaneel versmalt dit zoals het overal in de app werkt. De wachtrij opent standaard op Ongelezen, wat reviews zijn zonder antwoord, plus automatisch geplaatste antwoorden die nog niemand heeft gecontroleerd. Schakel het om te zien wat een bepaalde teamgenoot heeft geplaatst, wat een bepaalde agent heeft gedaan, of bekijk alles.

Voordat je ook maar één instructie geeft, heeft de AI je al gekopieerd.

De standaardagent creëert elk concept op basis van antwoorden die jouw bedrijf echt heeft geplaatst. Geen sjablonen of reacties die alleen binnen Reviewflowz zijn opgesteld: het leest de antwoorden die live op het platform staan, inclusief degenen die je maanden voor je een account had rechtstreeks op Google hebt geplaatst. Dit is doorgaans de meest authentieke versie van jouw stem, en dus het beste om van te leren.

Het kiest niet zomaar de laatste vijf, maar matcht de review die voorligt: eerst dezelfde beoordeling, omdat een éénsterreview anders is dan een vijfsterrenreactie, vervolgens dezelfde taal en hetzelfde beoordelingsprofiel. Een review zonder tekst ziet alleen voorbeelden die voor soortgelijke reviews zijn geschreven.

Als de standaard net niet jou is, maak een eigen agent aan. Ga naar Antwoorden, klik op het tandwiel, open het tabblad Beheer AI-agents en klik dan op "+ Voeg een nieuwe AI-agent toe".

Een agent heeft drie velden:

Je kunt zien hoe deze agent zou reageren op echte reviews, en dat is de reden om hier een te bouwen. Hij voert de agent uit die je bewerkt op een echte review van je account en laat het antwoord zien. Je kunt door je reviews bladeren met Vorige review en Volgende review. Pas een instructie aan, klik op Opnieuw genereren antwoord, kijk hoe het antwoord verandert, en bewaar de versie die je zelf zou hebben verzonden.

Een ervaren tip: test de agent eerst zonder aangepaste instructies. Te veel aanwijzingen geven, is vaak hoe een goede agent een slechte wordt, en je kunt niet achterhalen welke instructie het probleem veroorzaakt als je er twintig tegelijk implementeert. Als je meer wilt weten, hebben we een heel artikel geschreven over het aansturen van een agent voor reviews.

Je kunt meerdere agents hebben en per kaart kiezen vanuit Opnieuw genereren antwoord, of eentje per regel instellen en die automatisch alles laten regelen.

Regels zorgen ervoor dat je je niet druk hoeft te maken om reviews die je niet hoeft te zien.

Je opent de regels vanuit het tandwiel naast de titel Antwoorden, of vanuit de banner in de wachtrij ("Stel mijn antwoordregels in" zolang er nog geen regels zijn). De pagina heet Configureer Antwoorden en bevat ze onder het tabblad Regels bewerken. Klik op "+ Voeg regel toe". Een regel bepaalt wat er met een nieuwe review gebeurt, en je hebt drie keuzes:

Elke regel wordt gelezen als één zin die je invult: als locatie X is, beoordeling Y is, en de reviewtekst Z is, op platforms P. Regels worden van boven naar beneden uitgevoerd en de eerste die overeenkomt wint, de volgorde is dus belangrijk. De laatste regel is de standaard, zonder voorwaarden, en verwerkt alles wat overblijft. Verwijderen kan niet, want er moet altijd een laatste optie zijn.

Een veelvoorkomende opzet is drie regels: negeer Google-reviews zonder tekst, want die hoef je niet te beantwoorden. Automatiseer het antwoord op vier- en vijfsterren met je agent, waardoor Reviewflowz een autoresponder voor Google-recensies creëert. Stuur de rest naar de wachtrij waar een mens ernaar kijkt.

Regels worden elk half uur toegepast op reviews die binnenkomen nadat de regels zijn ingesteld. Ze worden nooit met terugwerkende kracht op je geschiedenis toegepast.

Automatische antwoorden worden geplaatst op Google, App Store, Play Store, Trustpilot en Facebook, dus zorg ervoor dat het profiel is verbonden. De regeleditor voorkomt dat je een automatische regel naar iets anders stuurt, zodat het niet stilletjes mislukt.

Automatisch geplaatste antwoorden verschijnen opnieuw in de wachtrij met duimpjes omhoog en omlaag.

Een duimpje omhoog behoeft maar één klik. Duimpje omlaag vraagt wat er mis was qua toon, feiten of stijl, en je opmerking wordt gesaved bij de review. Dit is geen enquête, maar een manier om de reacties te monitoren die namens jou zonder controle zijn verstuurd. Daarom opent de wachtrij op Ongelezen en worden ze als ongelezen behandeld.

Als je veel bezig bent in Google Bedrijfsprofiel, installeer dan de Reviewflowz Chrome-extensie. Deze voegt een Generate Reply-knop toe naast de Antwoord-knop van Google bij elke review en schrijft het antwoord rechtstreeks in het tekstvak. Geen tabbladwisselingen, geen knip-plakwerk.

Uit de verpakking geeft het je drie antwoorden per dag en weet het niets van jouw situatie. Open de extensie, koppel het aan je Reviewflowz-account, zodat het je agents en de limieten van je plan gebruikt, wat betekent dat je op Pro en Premium geen dagelijkse limiet hebt.

Het antwoord verschijnt altijd op dezelfde plek, ongeacht welk platform je gebruikt:

Een antwoord dat ergens wordt geplaatst, verschijnt binnen enkele minuten onder de review in Reviewflowz en wordt als voorbeeld voor de AI gebruikt.

Platformspecifieke details vind je in hun eigen artikelen: App Store en Google Play en Tripadvisor. Als Google is verbonden maar geen locaties toont, begin dan met het oplossen van een verbinding zonder gevonden locaties.